Statuts et Règlements

 STATUTS ET RÈGLEMENTS

DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE DU GRAND-HAVRE

 

Adoptés en assemblée générale spéciale 7 juin 2018

Afin d’alléger le texte, il est écrit dans le genre masculin, sans préjugé.

 

Acte Constitutif

 

 

AC-1 :  Raison sociale

Le nom de la Société est Conseil communautaire du Grand-Havre, ci-après indiqué par la Société.

 

AC-2 :  Langue

La langue d'usage de la société est le français.

 

AC-3 :  Objectifs

La Société fonctionnera comme un organisme à but non lucratif et ses buts seront le développement et le rayonnement de la communauté acadienne, francophone et francophile de la municipalité de Halifax.

 

Elle pourra acquérir au moyen de subventions, de dons, d’achats, de legs ou par d’autres moyens encore des biens immobiliers et personnels, les utiliser et appliquer ces biens à la réalisation des objectifs de la société pourvu que : 

  • La société ne mène aucun commerce, aucune industrie et aucune entreprise; 

  • Tous les fonds servent exclusivement à remplir les fonctions de la Société et à faire la promotion de ses objectifs. 

 

AC-4 :  Dissolution

En cas de dissolution de la Société, le produit de la liquidation des actifs remboursera prioritairement toutes les dettes et le reste sera remis à la Fondation communautaire du GrandHavre pour les fins de promotion des intérêts des Acadiens et Francophones de la région métropolitaine.

 

AC-5 :  Territoire

Les activités de la Société se déroulent dans le territoire de la municipalité régionale d’Halifax.

 

AC-6 :  Siège social

Le siège social de la Société est situé au :

201C avenue du Portage, Dartmouth, Nouvelle-Écosse, B2X 3T4

 

 

Règlements

Article 1 – Définitions

Afin d’alléger le texte, il est écrit dans le genre masculin, sans préjugé.

Dans le présent document, à moins que le contexte ne l'indique autrement :

  1. Directeur du Registre des Sociétés veut dire le Registrar of Joint Stock Companies désigné selon la Companies Act de la Nouvelle-Écosse;

  2. Société veut dire le Conseil communautaire du Grand-Havre;

  3. Résolution spéciale veut dire une résolution adoptée par au moins trois-quarts (75%) des membres ayant le droit de vote, présents en personne lors d’une assemblée générale au cours de laquelle on a proprement signifié l'intention de proposer la résolution comme une résolution spéciale;

  4. Administrateur veut dire un membre du conseil d'administration;

  5. Assemblée des membres veut dire assemblée générale annuelle ou toute assemblée des membres qui est convoquée selon les modalités prévues;

  6. CA veut dire le conseil d'administration.

 

Article 2 – Membre

2.1.1 Une personne pourra devenir membre de la Société :

  1. en étant d’expression française; et   

  2. en résidant dans la municipalité de Halifax; et

  3. en ayant 14 ans révolus.

 

2.1.2 Un membre de la famille immédiate d’un membre tel que défini ci-haut, résidant dans la municipalité de Halifax et ayant 14 ans révolus, pourra également devenir membre.

 

2.1.3 Des parents/tuteurs qui ne sont pas d’expression française, qui ont des enfants dans le Conseil scolaire acadien provincial (CSAP) ou dans le système préscolaire associé au CSAP, résidant dans la municipalité de Halifax, pourront également devenir membres.

 

2.2 Un membre associé est un Acadien, un francophone ou un francophile qui ne pourrait être un membre de la Société en raison de son lieu de résidence. Un membre associé peut assister aux réunions de la Société mais n’a pas le droit de vote.

 

2.3 Le statut de membre honoraire peut être accordé à toute personne par résolution du CA. Un membre honoraire peut assister aux réunions de la Société mais n’a pas le droit de vote.

 

2.4 Tout membre peut assister aux réunions de la Société mais seulement les administrateurs ont droit de vote.

2.5 Tout membre de la Société a le droit d’assister à toute assemblée de la Société.

 

2.6. Par l'adoption d'une résolution spéciale par le conseil d’administration, un membre qui n’adhère plus aux valeurs de la Société pourrait voir son statut révoqué.

 

2.7 Dans le cas où un Registre de membre serait créé et mis à jour, une cotisation annuelle des membres pourrait être déterminée par le conseil d'administration et votée lors d’une assemblée des membres.

​Article 3 – Employés

Les employés de la Société ne peuvent siéger en tant qu’administrateurs du CA. 

Les employés permanents n’ont pas le droit de vote aux assemblées.

Article 4 – Assemblées des membres

4.1 Assemblée générale annuelle.

L'assemblée générale annuelle des membres est tenue chaque année, à la date et au lieu choisis par le conseil d’administration, au plus tard dans les 210 jours qui suivent la fin de l’année financière.

4.2 Ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle (AGA)

  1. Appel des membres

  2. Élection du secrétaire de l’assemblée

  3. Ordre du jour

  4. Procès-verbaux des assemblées de l’année précédente V. Rapport de la présidence

  1. Rapport de l’organisme

  2. Rapport financier

  3. Nomination du vérificateur

  4. Rapport des comités

  5. Adoption des modifications aux règlements, le cas échéant

  6. Élection de la présidence d’élection, au besoin

  7. Élections des dirigeants et administrateurs

  8. Autres

  9. Levée de l’assemblée

 

4.3 Assemblées extraordinaires. 

Une assemblée extraordinaire des membres peut être convoquée par le conseil d'administration ou sur requête de 20 membres. Seuls les points à l’ordre du jour sont discutés.

 

4.4 Avis de convocation.

L’avis de convocation indiquant le lieu, la date et l’heure de l’assemblée est transmis aux membres par avis public 21 jours au moins et 50 jours au plus avant la date de l'assemblée. Dans le cas d'une assemblée extraordinaire, l'avis doit inclure l'ordre du jour prévu pour cette assemblée.

 

4.5 Non-réception. 

La non-réception d'un avis par tout membre ne rend pas nulles les résolutions adoptées à cette assemblée.

 

4.6 Quorum.

Un quorum pour une assemblée des membres existe lorsque :

  1. La présidence ou la vice-présidence est présente; et

  2. Au moins 50% des administrateurs en poste sont présents; et

  3. Le nombre de membres présents ayant droit de vote est au moins le double du nombre d’administrateurs présents.

 

4.7 Procédure.

La procédure figurant dans les règlements de la Société gouverne la conduite de toutes ses assemblées délibérantes ou publiques. En cas de controverse, on applique d’abord la Loi sur les Sociétés (Societies Act), ensuite par procédures des assemblées délibérantes (code Morin).

 

4.8 Vote.

À moins qu'un vote au scrutin ne soit demandé, le vote est pris à main levée. La présidence, après un vote à main levée, peut demander un vote au scrutin.

 

4.9 Élection.

L'élection de la présidence, de la vice-présidence et des administrateurs a lieu par scrutin (vote secret). Le secrétaire de la réunion, accompagné d’un autre membre ou d’un employé, agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Tout candidat doit être membre et avoir au moins 16 ans.

 

4.10 Mandat des administrateurs élus.  

Le mandat des administrateurs élus est de deux ans, renouvelable.

 

4.11 Vérificateur.

Le vérificateur doit être nommé chaque année par les membres, lors de leur assemblée générale annuelle. Le vérificateur doit être indépendant de la Société, des administrateurs et des dirigeants.

 

 

Article 5 – Conseil d'Administration

5.1 Nombre.

Les affaires de la Société sont administrées par un conseil d'administration composé de la présidence, de la vice-présidence, de deux représentants de la jeunesse qui doivent être de niveau secondaire et cinq autres membres de la communauté. Une trésorerie sera choisie parmi ces membres.

   

 

5.2 Comités permanents.

Le CA est responsable : 

A) de la mise en place de tout comité permanent jugé nécessaire pour le bon fonctionnement de la Société;

B) de maintenir un comité pour la Fondation communautaire du Grand-Havre.

 

5.3 Démission.

Un administrateur peut démissionner en remettant sa démission par écrit à la présidence ou lors d'une réunion du conseil d'administration ou une assemblée des membres.

 

5.4 Révocation.

Tout administrateur peut être relevé de ses fonctions par vote des deux tiers lors d'une réunion du CA. L’administrateur qui est relevé de ses fonctions par le CA peut faire appel de la décision à une assemblée extraordinaire des membres.

 

5.5 Abandon.

Un administrateur qui manque trois réunions consécutives sans raison valable pourrait être considéré comme ayant abandonné son poste.

 

5.6 Remplacement.

Un administrateur dont le poste est devenu vacant peut être remplacé par résolution du conseil d'administration. Le remplaçant demeure en fonction jusqu’à la prochaine réunion annuelle des membres.

 

5.7 Rémunération.

Les administrateurs occupent leur poste sans rémunération.

 

5.8 Solidarité.

Les administrateurs sont solidaires des décisions qui sont prises par le conseil d'administration.

 

5.9 Fonctions et responsabilités du conseil d'administration

  1. Détermine les orientations stratégiques;

  2. Établit, au besoin, des comités ad hoc;

  3. Approuve et modifie au besoin le budget annuel;

  4. Reçoit les états financiers;

  5. Reçoit les rapports des comités;

  6. Le CA entérine les contrats, les actes officiels et les ententes avec les partenaires communautaires;

  7. Embauche la direction générale. 

 

 

Article 6 – Réunions

6.1 Le CA détermine son calendrier d’activités, il se rencontre un minimum de quatre fois par an.

 

6.2 Convocation.

Les réunions du conseil d'administration sont convoquées par le président ou à la demande écrite d'au moins trois administrateurs. Un préavis de sept (7) jours doit être donné aux administrateurs pour toute convocation.

Cependant, une réunion peut être tenue sans avis préalable si tous les administrateurs sont présents, ou si les absents ont donné leur assentiment à la tenue d'une réunion.

 

6.3 Lieu.

Les réunions du conseil d'administration se tiennent au siège social de la Société ou à tout autre endroit à Halifax, en personne, ou à tout autre endroit par téléconférence ou vidéoconférence.

 

6.4 Quorum.

Un quorum existe lorsque :

A) la présidence ou la vice-présidence est présente; et

B) au moins 50% des administrateurs en poste sont présents.

 

6.5 Procédure.

La procédure figurant dans les règlements de la Société gouverne la conduite de toutes ses assemblées délibérantes ou publiques. En cas de controverse, on applique d’abord la Loi sur les Sociétés (Societies Act), ensuite par procédures des assemblées délibérantes (code Morin).

 

6.6 Vote

A) Chaque administrateur a droit à un vote et toute question doit être décidée à la majorité simple. Le vote est pris à main levée, à moins que la présidence de la réunion ou un administrateur ne demande le scrutin. Si le vote est pris par scrutin, le secrétariat de la réunion agit comme scrutateur et dépouille le scrutin;

B) Le vote par procuration n'est pas permis.

 

6.7 Résolution signée sans réunion.

Une résolution circulée et adoptée par les administrateurs par courriel ou autre moyen électronique, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée en réunion du conseil d'administration dûment convoquée et tenue. Cette résolution sera portée au livre des procès-verbaux des administrateurs en ordre chronologique, au même titre qu'un procès-verbal régulier.

 

 

Article 7 – Dirigeants

7.1 Les dirigeants de la Société sont la présidence, la vice-présidence et la trésorerie.

 

7.2 Présidence. La présidence préside toute réunion du conseil d'administration et les assemblées des membres. La présidence signe les documents qui requièrent sa signature.  La présidence est membre d'office de tous les comités de la Société et est le porte-parole officiel de la Société. 

 

7.3 Vice-présidence. En cas d'absence ou d'incapacité de la présidence, la vice-présidence assume les pouvoirs et obligations de la présidence.

 

7.4 Trésorerie. La trésorerie est le contact principal avec le service des finances, elle vérifie les dépenses de la présidence.

 

7.5 Une personne ne peut tenir un rôle de dirigeant que pendant quatre années consécutives, elle peut y avoir un poste de nouveau après une année comme administrateur ou une année d’absence au conseil.

 

7.6 Les dirigeants évalueront annuellement le rendement de la direction générale.

 

Article 8 – Année financière

L’année financière sera du 1er avril au 31 mars suivant et signifie la même chose qu'exercice financier.

 

Article 9 – Pouvoir d’emprunt

Le pouvoir d'emprunt de plus de 50k$ de la Société ne peut être exercé que par résolution spéciale des membres.

 

Article 10 Signataires 

A) La présidence et la direction générale signent toutes les quittances, tous les actes et tous les titres au nom de la Société; 

B) Le conseil d’administration nomme la trésorerie et trois (3) autres signataires des chèques et des effets bancaires. La signature de deux (2) des quatre (4) signataires est requise; 

C) À l’exception des dispositions prévues aux articles a) et b), un document de la Société peut être signé par un seul des signataires autorisés. 

 

Article 11 – Sceau

 

Le sceau de la Société sera gardé au siège social de la Société.

 

Article 12 – Police d’assurance

 

La Société souscrira à une police d’assurance responsabilité pour protéger les membres du conseil d’administration en cas de poursuites judiciaires.

 

Article 13 – Livres et archives

 

Les livres et archives de la Société peuvent être examinés par chaque membre à toute heure raisonnable à l’intérieur des heures de bureau au siège social de la Société avec préavis de 3 jours ouvrables.

 

Article 14 – Direction générale

 

La direction générale gère les opérations de la Société.

 

 

Article 15 – Modifications

 

Ces Statuts et Règlements peuvent être abrogés ou modifiés par résolution spéciale lors d’une assemblée des membres, à condition que le texte de la résolution spéciale soit inclus à l’avis de convocation. Toute modification doit être proposée par un membre et doit être adoptée par une majorité d’au moins 75% des membres présents à l’assemblée.