Plan Stratégique
2014 - 2019

Article 1 - L'énoncé de mission

 

NOTRE VISION

La Nouvelle-Écosse est une province où les citoyens et les citoyennes s’épanouissent pleinement dans leur langue et leur culture.

 

NOTRE MISSION

Le Conseil communautaire du Grand-Havre a pour mission de promouvoir le développement global de la communauté francophone de la municipalité régionale de Halifax.

 

NOTRE MANDAT

Le Conseil accomplit sa mission en assumant le mandat suivant :

1. Offrir des programmes, des services, des activités communautaires et une variété de spectacles amateurs et professionnels à la communauté.

2. Établir des partenariats et des réseaux.

3. Agir comme porte-parole de la communauté francophone de la Municipalité régionale de Halifax.

4. Offrir des services de soutien aux organismes communautaires francophones.

5. Diffuser de l’information.

6. Coordonner l’utilisation des locaux offerts à la communauté.

 

Article 2 - L’énoncé des valeurs

 

Nous croyons fermement dans les valeurs suivantes qui guident nos décisions, nos actions et nos comportements :

 

Valeurs sociétales

 

1. Nous favorisons l’épanouissement de la communauté francophone et acadienne.

2. Nous respectons les identités culturelles qui s’épanouissent au sein de la municipalité.

3. Nous partageons notre joie de vivre et notre sentiment de fierté et d’appartenance à notre communauté.

Services à la clientèle

1. Nous favorisons des lieux de convergence et le rayonnement de la communauté francophone et acadienne.

2. Nous offrons des services chaleureux, accueillants et de qualité.

 

L’équipe

 

1. Nos communications sont fondées sur le respect mutuel, l’intégrité et l’ouverture d’esprit.

2. Nous respectons la confidentialité de nos délibérations et nous sommes solidaires de nos décisions.

3. Notre processus décisionnel est démocratique et transparent.

4. Nous gérons nos ressources de façon compétente.

 

Article 3 - Langue

 

La langue d'usage de la Société est le français.

 

Article 4 - Définitions

 

4.1 Dans le présent document, à moins que le contexte ne l'indique autrement :

 

a)"Francophone" veut dire toute personne pouvant comprendre et parler le français.

 

b)"Directeur du Registre des Sociétés" veut dire le Registrar of Joint Stock Companies désigné selon la Companies Act de la Nouvelle-Écosse.

 

c)"Région de Halifax" veut dire la Municipalité régionale de Halifax.

 

d)"Société" veut dire le Conseil communautaire du Grand-Havre.

 

e)"Résolution spéciale" veut dire une résolution adoptée par au moins trois-quarts (75%) des membres ayant le droit de vote, présents en personne ou par procuration, quand la procuration est permise, lors d’une assemblée générale au cours de laquelle on a proprement signifié l'intention de proposer la résolution comme une résolution spéciale.

 

f)"Dirigeant" veut dire un membre du conseil d'administration qui est nommé à un des postes de président, vice-président, secrétaire ou trésorier.

 

g)"Administrateur" veut dire un membre du conseil d'administration, qu'il soit un dirigeant ou non.

 

h)"Assemblée des membres" veut dire assemblée générale annuelle ou toute assemblée des membres qui est convoquée selon les modalités prévues.

 

i)"Réunion" veut dire réunion des administrateurs, des dirigeants, des comités ou sous-comités du conseil d'administration.

 

j)"Année financière" représente la période comprise entre le 1ier avril et le 31 mars et signifie la même chose qu'exercice financier.

 

k)"CA" veut dire le conseil d'administration.

 

l)"Installations" veut dire bâtiments, locaux, terrains et équipements.

 

m)"Organisme ou association membre" veut dire un organisme ou une association de la Municipalité régionale de Halifax qui partage les valeurs et les objectifs décrits dans l’énoncé de mission du Conseil communautaire du Grand-Havre.

 

n)"Employé ou personnel communautaire" veut dire tout employé dont la rémunération est issue des fonds de la Société.

 

o)"Membre honoraire" signifie un francophone qui ne pourrait être un membre individuel de la Société en raison de son lieu de résidence.

 

Article 5 - Membre

 

5.1 Une personne pourra devenir membre de la Société :

(a) en étant un Francophone tel que défini à l’article 4.1 (a) ; ou en souscrivant aux valeurs de la Société; et

(b) en résidant dans la Municipalité régionale de Halifax et en souscrivant aux valeurs de la Société ; et

(c) en ayant 16 ans révolus.

 

5.2 Le nombre de membres de la Société est illimité.

 

5.3 Chaque membre de la Société a droit d’assister à toute assemblée de la Société, de voter lorsque requis par le CA et d’être candidat pour tout poste d’administrateur au sein du CA. Cependant, les employés communautaires ne peuvent être candidats ou être élus au CA.

 

5.4 La qualité de membre de la Société est non-transférable.

 

5.5 Le conseil d’administration de la Société peut éventuellement prendre la décision de créer un Registre de membres de la Société dont la forme sera approuvée par ce dernier. Le Registre sera maintenu à date et contiendra le nom, l’adresse, l’occupation, la date d’admission et la date de cessation du membre.

 

5.6 La qualité de membre cessera si par un avis à la Société un membre se démet ou si le membre cesse de se qualifier comme membre selon ces règlements.

 

5.7 Chaque membre a un vote, à l’exception des employés de la Société qui n’ont pas droit de vote.

 

5.8 Le conseil d'administration peut nommer des membres honoraires qui n'auront pas droit de vote.

 

5.9 Par l'adoption d'une résolution spéciale par le conseil d’administration, un membre qui n’adhère plus aux valeurs de la Société pourrait voir son statut révoqué.

 

5.10 Cotisation annuelle. Dans le cas où un Registre de membre serait créé et mis à jour, une cotisation annuelle des membres pourrait être déterminée par le conseil d'administration et votée lors d’une assemblée des membres.

 

Article 6 - Assemblées des membres

 

6.1 Pouvoirs. L'assemblée générale des membres constitue l'autorité suprême de la Société. L'assemblée générale détermine les orientations de la Société ; elle contrôle ses activités et ses finances et approuve les états financiers vérifiés annuels de la Société ; elle élit la présidence et les autres membres du conseil d'administration et elle approuve les modifications aux statuts et règlements de la Société.

 

6.2 Assemblée générale annuelle. L'assemblée générale annuelle des membres est tenue chaque année, à la date fixée et au lieu choisi par le conseil d'administration.

 

6.3 Assemblées extraordinaires. Une assemblée extraordinaire des membres peut être convoquée par le conseil d'administration ou sur requête de 20 membres et elle est tenue à l'endroit déterminé lors de la convocation.

 

6.4 Avis de convocation. Toute assemblée des membres, annuelle ou extraordinaire, est convoquée par avis public 21 jours au moins et 50 jours au plus avant la date de l'assemblée. Dans le cas d'une assemblée extraordinaire, l'avis doit inclure l'ordre du jour prévu pour cette assemblée. Dans le cas d'une assemblée annuelle, l'avis doit énoncer la nature de tout sujet à être traité lors de cette assemblée.

 

6.5 Défaut d'avis. L'omission fortuite de faire parvenir l'avis de convocation à l'un ou plusieurs membres, ou la non-réception d'un avis par toute personne, ne rend pas nulles les résolutions adoptées à cette assemblée.

 

6.6 Avis incomplet. L'omission dans l'avis de convocation de mentionner tel sujet à l'ordre du jour de l'assemblée n'empêche pas l'assemblée de traiter de ce sujet, à moins que les intérêts d'un membre soient lésés ou susceptible de l'être.

 

6.7 Président et secrétaire d'assemblée. Les assemblées de membres sont présidées par le président de la Société, ou, en l'absence de celui-ci, par le vice-président. Le secrétaire de la Société agit comme secrétaire des assemblées. Les membres présents à une assemblée peuvent nommer toute autre personne comme président et/ou secrétaire de cette assemblée.

 

6.8 Procédure. Le président de l'assemblée veille au bon déroulement de l'assemblée, selon les procédures du code Morin, sauf indication du contraire.

 

6.9 Voix prépondérante. En cas de partage des voix, la voix du président du CA ne sera pas prépondérante. Le président vote en même temps que tous les membres.

 

6.10 Vote. Si le président de l'assemblée ou un membre le demande, le vote est pris au scrutin. À moins qu'un vote au scrutin ne soit demandé, le vote est pris à main levée. Le président, après un vote à main levée, peut demander un vote au scrutin.

 

6.11 Quorum. Un quorum pour une assemblée des membres est de 20 membres ayant droit de vote.

 

6.12 Vérificateur. Le vérificateur doit être nommé chaque année par les membres, lors de leur assemblée générale annuelle. Le vérificateur doit être indépendant de la Société, des administrateurs et des dirigeants. À défaut de nommer un vérificateur, deux administrateurs seront nommés pour effectuer la vérification.

Le vérificateur peut être révoqué par les membres réunis en assemblée extraordinaire. Une vacance créée par la révocation d'un vérificateur peut être comblée par les membres durant l'assemblée où le vérificateur a été révoqué, ou si elle n'est pas ainsi comblée, par le conseil d'administration.

Une copie des états financiers vérifiés de la Société par le vérificateur ou par deux administrateurs sera déposée auprès du directeur du Registre des Sociétés dans les 14 jours suivant l'assemblée générale annuelle.

 

Article 7 - Conseil d'Administration

 

7.1 Nombre. Les affaires de la Société sont administrées par un conseil d'administration composé du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier, d’un représentant du Conseil jeunesse étudiant et de 5 administrateurs. Afin d’assurer un suivi aux dossiers, le président sortant siège aussi au CA avec droit de vote pour une durée de 1 an. Un effort sera maintenu pour assurer autant que possible la représentation des diverses régions de la Municipalité régionale de Halifax.

 

7.2 Élection. Le président et les administrateurs sont élus à l’assemblée générale annuelle des membres et demeurent en fonction pour deux ans. Le Conseil jeunesse étudiant nomme leur représentant pour siéger au conseil d’administration.

 

7.3 Scrutin. L'élection des administrateurs a lieu par scrutin (vote secret).

 

7.4 Comité permanent. Le CA est responsable de la mise en place de tout comité permanent jugé nécessaire pour le bon fonctionnement de la Société.

 

7.5 Démission et révocation. Un administrateur peut démissionner en remettant sa démission par écrit au président, au secrétaire ou lors d'une assemblée du conseil d'administration ou des membres. Tout administrateur peut être relevé de ses fonctions par vote majoritaire lors d'une réunion du CA ou assemblée des membres convoquée à cette fin.

 

7.6 Vacance. Devient automatiquement vacant le poste d'un administrateur qui manque trois réunions sans raison valable, qui meurt, qui est révoqué de ses fonctions ou qui donne sa démission par écrit. S'il y a un total de quatre vacances ou plus dans un an, une assemblée extraordinaire pour remplir ou confirmer les postes vacants aura lieu.

 

7.7 Remplacement. Un administrateur dont le poste est devenu vacant peut être remplacé par résolution du conseil d'administration, à condition qu'un quorum existe. Cependant, un remplacement ne pourra être effectué à moins de cinq votes "en faveur" nonobstant le fait que le quorum demandé est de cinq pour tenir une réunion du CA. Le remplaçant demeure en fonction jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle. Les administrateurs en fonction peuvent continuer à agir malgré la ou les vacances, à condition qu'un quorum existe.

 

7.8 Remboursement. La rémunération des administrateurs est déterminée par le conseil d'administration. Les administrateurs peuvent être remboursés pour les frais encourus dans l'exercice de leurs fonctions.

 

7.9 Solidarité. Les administrateurs sont solidaires des décisions qui sont prises par le conseil d'administration.

 

7.10 Fonctions et responsabilités du conseil d'administration

a)Établit les politiques et règlements régissant la composante communautaire.

b)Voit à l'exécution des décisions de l'assemblée générale annuelle des membres.

c)Établit, au besoin, des comités et reçoit leurs rapports.

d)Approuve le budget annuel proposé.

e)Reçoit les rapports financiers mensuels et prend les mesures nécessaires pour veiller à la bonne gestion des budgets.

f)Réaffecte les fonds budgétisés d'un compte à l'autre en vertu des circonstances et selon les besoins perçus au cours de l'année.

g)Approuve tout contrat/entente engageant la Société.

h) Approuve les baux et les taux de location.

i)Doit approuver l'embauche ou le congédiement du personnel de la Société.

j)Est responsable du financement des coûts de la programmation communautaire et des coûts de fonctionnement de la Société.

k)Entretient des liens étroits et consulte les organismes membres de la région.

l)Voit à l'organisation de programmes et de services pour ses membres et la communauté francophone de la région métropolitaine.

m)Approuve la planification et participe à l'évaluation de la programmation communautaire et à l'aménagement des locaux réservés au volet communautaire.

n)Détermine l'orientation des projets d'animation et collabore avec et appuie d'autres organismes dans des projets d'animation.

o)Assure la gestion efficace de l’animation communautaire en région.

p)Conclut des ententes avec les organismes concernés en ce qui concerne l’utilisation des installations.

q)Peut former des comités ad hoc pour accomplir des tâches spécifiques dans un court délai.

 

Article 8 – Réunions du C.A.

 

8.1 Convocation. Les réunions du conseil d'administration sont convoquées par le président ou à la demande écrite d'au moins trois administrateurs. Un préavis de 48 heures doit être donné aux administrateurs pour les convocations par téléphone et de sept jours pour les convocations par la poste. Cependant, une réunion peut être tenue sans avis préalable si tous les administrateurs sont présents, ou si les absents ont donné leur assentiment à la tenue d'une réunion.

 

8.2 Lieu. Les réunions du conseil d'administration se tiennent au siège social de la Société ou à tout autre endroit en Nouvelle-Écosse déterminé par le président ou le conseil d'administration.

 

8.3 Président et secrétaire de la réunion. Les réunions du conseil d'administration sont présidées par le président de la Société ou, à défaut, par le vice-président. Le secrétaire de la Société agit comme secrétaire des réunions. Les administrateurs présents à une réunion peuvent nommer toute autre personne comme président et/ou secrétaire de cette réunion.

 

8.4 Quorum. Un quorum pour une réunion du conseil d'administration comprend cinq administrateurs.

 

8.5 Procédure. Les réunions sont tenues selon les règles du code Morin, sauf indication du contraire. Le président de la réunion veille au bon déroulement de la réunion ; soumet au conseil les propositions sur lesquelles un vote doit être pris et, en règle générale, mène la procédure. À cette fin, l'ordre du jour de toute réunion du conseil d'administration doit prévoir une période pendant laquelle les administrateurs peuvent aussi soumettre leurs propositions. Les administrateurs peuvent destituer et remplacer le président par une autre personne, si ce dernier ne s’acquitte pas fidèlement de sa tâche.

 

8.6 Vote.

a) Chaque administrateur a droit à un vote et toute question doit être décidée à la majorité. Le vote est pris à main levée, à moins que le président de la réunion ou un administrateur ne demande le scrutin, auquel cas le vote est pris par scrutin. Si le vote est pris par scrutin, le secrétaire de la réunion agit comme scrutateur et dépouille le scrutin.

b) Le vote par procuration n'est pas permis.

c) Le vote à distance est permis pour une question précise à moins qu’un administrateur ne s’y objecte.

 

8.7 Résolution signée sans réunion. Une résolution écrite, signée et datée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée en réunion du conseil d'administration dûment convoquée et tenue. Cette résolution sera portée au livre des procès-verbaux des administrateurs en ordre chronologique, au même titre qu'un procès-verbal régulier.

 

8.8 Nombre. Le conseil d'administration doit tenir au moins cinq réunions par année, réparties au cours de l'année.

 

Article 9 - Dirigeants

 

9.1 Généralités. Les dirigeants de la Société sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier, et/ou tout autre dirigeant que le conseil d'administration nommeront et dont il déterminera les fonctions par résolution. Les dirigeants de la Société sont membres du conseil d'administration.

 

9.2 Élection. Les dirigeants, mis à part le président, sont élus par le conseil d'administration lors de la première réunion qui suit l'assemblée générale annuelle des membres ou à toute autre réunion tenue pour combler une vacance.

 

9.3 Durée du mandat. Chaque administrateur peut occuper des postes de dirigeants pour un maximum de 4 ans consécutifs sauf si sa 4e année fait partie de la première année d’un mandat de président. Dans ce cas la durée maximale est de 5 ans.

 

9.4 Démission et révocation. Tout dirigeant peut démissionner en remettant sa démission par écrit au président, au secrétaire ou lors d'une assemblée du conseil d'administration. Les dirigeants sont sujets à révocation avec motif par résolution du conseil d'administration.

 

9.5 Vacances. Toute vacance d'un poste de dirigeant peut être comblée par le conseil d'administration.

 

9.6 Remboursement. Le remboursement de frais encourus par les dirigeants est déterminé par le conseil d'administration.

 

9.7 Pouvoirs et devoirs des dirigeants. Les dirigeants ont les pouvoirs et les devoirs inhérents à leur charge, sous réserve des dispositions de la loi ou des règlements. De plus, les dirigeants ont les pouvoirs que le conseil d'administration leur délègue ou impose.

 

9.8 Président. Le président préside d'office toute réunion du conseil d'administration et des membres. Le président signe les documents qui requièrent sa signature. Le président a la responsabilité générale des affaires de la Société. Il est membre d'office de tous les comités de la Société. Le président est le porte-parole officiel de la Société.

 

9.9 Vice-président. En cas d'absence ou d'incapacité du président, le vice-président assume les pouvoirs et obligations du président.

 

9.10 Secrétaire. Le secrétaire a la garde des documents et livres de la Société. Le secrétaire agit comme secrétaire aux assemblées du conseil d'administration et des membres, il envoie les procès-verbaux et les avis de convocation ainsi que tout autre avis aux administrateurs et membres. Le secrétaire exécute les mandats qui lui sont confiés par le président ou le conseil d'administration.

 

9.11 Trésorier. Le trésorier est responsable de la gestion financière de la Société. Il présente le rapport financier à l'assemblée générale annuelle et exécute toute autre fonction que lui confie le CA. Le trésorier signe ou contresigne les documents qui requièrent sa signature.

 

Article 10 - Divers

 

10.1 La Société déposera auprès du directeur du Registre des Sociétés, avec son rapport annuel, une liste des administrateurs avec leurs adresses, occupations et date d’élection , et, en moins de 14 jours après un changement d’administrateurs, signifiera le directeur du Registre des Sociétés de tels changements.

 

10.2 La Société déposera avec le directeur du Registre des Sociétés une copie en duplicata de chaque résolution spéciale moins de 14 jours après que la résolution est adoptée.

 

10.3 Le sceau de la Société sera gardé au siège social de la Société et peut être apposé à un document légal selon une résolution du conseil d'administration.

 

10.4 La garde des livres et archives et la garde des procès-verbaux de toutes les réunions de la Société et du conseil d'administration sera la responsabilité du secrétaire. Ces documents seront conservés au siège social de la Société.

10.5 Les livres et archives de la Société peuvent être examinés par chaque membre à toute heure raisonnable au siège social de la Société avec préavis de 24 heures.

 

10.6 Tout contrat et autre document requérant la signature de la Société sera signé par le président ou vice-président et le secrétaire ou trésorier. Toutefois, le conseil d'administration peut, par résolution, autoriser toute personne à signer les documents en général, ou un contrat en particulier, pour et au nom de la Société.

 

10.7 Les pouvoirs d'emprunts de la Société peuvent être exercés par résolution spéciale des membres.

 

10.8 La Société souscrira à une police d’assurance responsabilité pour protéger les membres du conseil d’administration en cas de poursuites judiciaires.

 

10.9 Ces règlements peuvent être abrogés ou amendés par résolution spéciale lors de l'assemblée générale annuelle, à condition que l'ordre du jour (incluant le texte de la résolution spéciale) et l'annonce de l'assemblée soient distribués 21 jours au moins et 50 jours au plus à l'avance. Toute modification doit être proposée par un membre et selon les modalités de convocation et doit être adoptée par une majorité d’au moins 75% des membres présents à cette assemblée.

 

 

Statuts et Règlements

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